Quản lý vận hành

Địa điểm làm việc: số 187 Nguyễn Lương Bằng, quận Đống Đa, Hà Nội

• Khách hàng của TD Consulting là một trung tâm tiếng Anh tại quận Đống Đa, Hà Nội, hoạt động từ năm 2013. Dạy tiếng Anh cho học sinh lớp 3–12 (ngữ pháp, đọc hiểu, ôn thi vào 10, thi chuyên, thi đại học) và luyện thi IELTS; phần lớn học sinh bắt đầu từ mất gốc. Đội ngũ hơn 40 nhân sự, đa số là người trẻ. Mô hình lớp học theo sát từng học sinh, có kiểm tra và báo cáo kết quả cho phụ huynh mỗi buổi.

• Mục tiêu vị trí: Đảm bảo mọi lớp học vận hành đúng chuẩn mỗi ngày: đủ giáo viên, trợ giảng, tài liệu; dữ liệu học sinh chính xác; phụ huynh được phản hồi đúng hạn. Giữ chân học sinh và đội ngũ. Thay CEO điều phối việc vận hành hằng ngày để CEO tập trung vào chuyên môn và tuyển sinh.
  

A. Job Description

Hằng ngày

• Đọc báo cáo cuối ngày của các bộ phận, xử lý và chốt việc tồn trong ngày.

• Duyệt lịch phân ca giáo viên, trợ giảng, phòng học ( Cơ sở 1-2).

• Tiếp nhận việc phát sinh từ CEO, giao đúng bộ phận và theo dõi đến khi hoàn thành.

Hàng tuần

• Chủ trì họp giao ban với các bộ phận.

• Báo cáo tiến độ đào tạo nhân sự mới.

• Gửi báo cáo vận hành tuần cho CEO.

Hằng tháng

• Phân tích biến động học sinh (vào, nghỉ, chuyển lớp, tỷ lệ còn học) và đề xuất phương án cải thiện.

• Đề xuất định biên nhân sự cho tháng sau.

• Tổng hợp chấm công, đánh giá KPI khối vận hành.

• Chốt số lượng tài liệu, sách cần in theo danh sách học sinh.

• Duyệt các lớp bổ trợ cho học sinh cần hỗ trợ thêm.

Con người và hệ thống

• Đề xuất tuyển dụng trong định biên; phỏng vấn chuyên môn các vị trí thuộc khối vận hành.

• Đào tạo, kèm cặp và đánh giá nhân sự mới; tạo động lực, giữ chân đội ngũ trẻ.

• Vận hành hệ thống giao việc – báo cáo trên Google Sheets; duy trì quy trình (SOP) và checklist cho từng bộ phận.

• Là đầu mối các luồng việc liên phòng ban: tiếp nhận học sinh mới, mở lớp, khai giảng.

Không thuộc phạm vi: hợp đồng, hồ sơ, tính lương (Hành chính nhân sự phụ trách); đánh giá chuyên môn giảng dạy (Quản lý chất lượng phụ trách). Các quyết định tuyển, offer, cho nghỉ việc và chi tiêu: QLVH sàng lọc và đề xuất, CEO quyết định.

B. Kết quả được đánh giá hằng tháng

• Việc của khối vận hành hoàn thành đúng hạn.

• Các ca học luôn đủ nhân sự, phòng học theo phân ca.

• Báo cáo tuần, tháng đúng hạn, có số liệu và đề xuất.

• Nhân sự mới được đào tạo và đánh giá đúng mốc.

• Tỷ lệ học sinh tiếp tục theo học, mở mới; tỷ lệ nhân sự mới ở lại sau 30 ngày.

• Dữ liệu học sinh, học phí chính xác.

C. Kỳ vọng sau 30 – 60 – 90 ngày

• 30 ngày: nắm toàn bộ lớp, lịch, nhân sự; tự chạy giao ban và báo cáo tuần; dùng thành thạo hệ thống giao việc – báo cáo.

• 45-60 ngày: mọi việc phát sinh của CEO đi qua Quản lý vận hành; mỗi bộ phận có checklist ngày; nhân sự mới được đánh giá đúng mốc. Hoàn thành thử việc.

• 90 ngày: KPI khối vận hành chạy ổn định; có ít nhất 2 cải tiến quy trình được áp dụng.
  

D. Requirements

Bắt buộc

• Từ 2 năm kinh nghiệm quản lý vận hành hoặc điều phối, đã trực tiếp quản lý đội từ 5 người trở lên.

• Từng làm trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo hoặc dịch vụ có ca kíp (F&B, bán lẻ, chăm sóc khách hàng). Ưu tiên giáo dục.

• Thành thạo Google Sheets, Google Drive; quen làm việc với checklist, số liệu và báo cáo định kỳ.

• Giao tiếp rõ ràng với phụ huynh, giáo viên và nhân sự trẻ.

• Làm việc toàn thời gian tại Hà Nội, có kế hoạch quản lý để lớp học và đội ngũ vận hành đúng chuẩn kể cả khi không có mặt (ca tối, cuối tuần).

Ưu tiên

• Từng xây dựng hoặc chuẩn hoá quy trình (SOP), KPI cho một bộ phận.

• Từng tuyển, đào tạo và giữ chân nhân sự part-time, sinh viên.

• Tiếng Anh giao tiếp cơ bản trở lên.

E. Chân dung ứng viên phù hợp

• Kỷ luật, theo việc đến cùng: có ví dụ việc mình giao ra và tự theo dõi đến khi xong.

• Nói bằng số liệu: kể thành tích có con số; đọc được bảng số liệu và chỉ ra điểm bất thường.

• Quản lý được người trẻ: vừa nghiêm vừa gần gũi; có cách cụ thể để giữ chân nhân sự part-time.

• Tôn trọng quy trình duyệt: biết việc nào tự quyết, việc nào trình cấp trên; báo sớm khi có vấn đề.

• Bình tĩnh khi dồn việc: biết sắp xếp ưu tiên khi nhiều việc gấp cùng lúc.

• Quan tâm kết quả học sinh và chịu được nhịp làm việc cao.

Dấu hiệu không phù hợp

• Chỉ quen làm hành chính giấy tờ, chưa từng chịu trách nhiệm kết quả của một đội.

• Trả lời chung chung, không có ví dụ hay số liệu.

• Ngại Google Sheets, báo cáo, hoặc không muốn làm theo hệ thống có sẵn.

• Nhảy việc liên tục dưới 6 tháng không có lý do rõ ràng.

• Chỉ quản lý được khi có mặt tại chỗ, không có cách để đội tự vận hành đúng khi mình vắng.

F. Benefits

• Thu nhập: [10-15 triệu] + lương tháng thứ 13 (theo thâm niên), du lịch, ngày lễ